如何建設(shè)實施項目全生命周期管理平臺

Gungho名稱由來

“我們項目全生命周期管理平臺的英文名稱叫 Gungho，中文名叫“共好”，因為大家好才是真的好。

軟件功能模塊

各產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖

項目全生命周期管理平臺產(chǎn)品設(shè)計初衷

在項目管理系統(tǒng)推行使用之前，人們都是用較原始的數(shù)據(jù)處理方式自己編輯、查看項目的數(shù)據(jù)情況，但是管理中大型復(fù)雜項目，人員眾多，數(shù)據(jù)報表傳遞不及時，數(shù)據(jù)更新不精確，信息共享效率降低，也給項目管理帶來了諸多難題。

企業(yè)項目管理需要解決的問題如下：

1、快速了解企業(yè)一共有多少個項目，各個項目進(jìn)展情況、個人項目計劃執(zhí)行狀態(tài)、項目內(nèi)反饋問題處理如何等

2、清晰項目的各個階段節(jié)點與期限，并自動提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人

3、清晰了解項目資源分配及實際使用情況

4、全面了解到項目任務(wù)延期及階段延期的原因，并提供完善變更管理，保證項目如期完成

5、分析統(tǒng)計項目各種數(shù)據(jù)，形成報表，來對項目執(zhí)行進(jìn)行風(fēng)險評估

6、項目實施后需要對項目內(nèi)的文檔、反饋等進(jìn)行規(guī)整，讓其成為企業(yè)的知識庫

項目全生命周期管理平臺工作流程

項目管理工作流程圖

項目全生命周期管理平臺各功能模塊介紹

項目創(chuàng)建

不是誰都能創(chuàng)建項目，只有被賦予權(quán)限的人員創(chuàng)建項目。

項目創(chuàng)建后需要設(shè)置項目屬性：

項目名稱、項目內(nèi)容描述、項目周期、項目經(jīng)理、項目成員、項目階段、項目內(nèi)權(quán)限配置、項目內(nèi)相關(guān)審核流程配置等。設(shè)置好后，保存后項目建立。項目成立后系統(tǒng)會通過我們的企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)項項目成員發(fā)送消息進(jìn)行提醒。

項目成員關(guān)系

項目模版

有些企業(yè)項目實施相對比較規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，其項目計劃、相關(guān)權(quán)限設(shè)置、流程設(shè)置、階段設(shè)置等都非常相似。新項目可能主要就變更了一下人員。這類項目，我們實現(xiàn)可以建立項目模版，在項目模版內(nèi)將項目核心參數(shù)（如：項目計劃、項目權(quán)限、階段等）都先建立好，生成項目模版。新項目的時候，可以通過套用項目模版來新建項目。

注意：項目模版的創(chuàng)建與項目模版的引用都有相關(guān)的權(quán)限控制

項目計劃編制

將項目的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行籌劃安排，對項目的全過程、全部目標(biāo)和全部活動統(tǒng)統(tǒng)納入計劃的軌道，用一個動態(tài)的可分解的計劃系統(tǒng)來協(xié)調(diào)控制整個項目，以便提前揭露矛盾，使項目在合理的工期內(nèi)以較低的造價高質(zhì)量地協(xié)調(diào)有序地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，因此講項目計劃是龍頭，具有頭等重要的作用，同時項目計劃可以在甘特圖上顯示也是一種管理方法。項目的各項工作的開展都是以計劃為依據(jù)，使項目實施各階段、各環(huán)節(jié)都做到有法可依、有據(jù)可查、有章可循，以此來協(xié)調(diào)項目的各項活動，因此項目計劃是項目實施的指導(dǎo)性文件

項目計劃中創(chuàng)建的任務(wù)并不能馬上執(zhí)行，必須要通過審核后系統(tǒng)才能觸發(fā)任務(wù)下達(dá)。項目計劃有以下3個狀態(tài)

原先很多用戶在沒有上系統(tǒng)前，可能用excel來編寫項目的計劃，Gungho提供了一個標(biāo)準(zhǔn)的csv格式的計劃模版文件，用戶可以在excel中將計劃編寫好后，可以快速導(dǎo)入。

用戶可以對導(dǎo)入的計劃進(jìn)行修改、增補，修改完成后，對計劃進(jìn)行提交審核。審核通過后項目計劃正式生效

項目執(zhí)行

當(dāng)項目計劃審批通過正式生效后，該版本的項目計劃就處于執(zhí)行狀態(tài)。Gungho系統(tǒng)后臺會根據(jù)項目計劃自動分解計劃任務(wù)。這些任務(wù)會分派到對應(yīng)的執(zhí)行人。執(zhí)行人收到任務(wù)后，可以對任務(wù)進(jìn)行處理。項目成員若發(fā)現(xiàn)問題可以在項目內(nèi)進(jìn)行問題反饋（任務(wù)管理、反饋管理怎樣處理，在后面內(nèi)容詳細(xì)介紹）。

項目執(zhí)行階段主要做的事情看下圖

項目計劃變更管理

計劃沒變化快

世界上唯一不變的就是變化。

所有的計劃都不可能是一成不變，計劃本身就蘊含著無數(shù)的變化，盡管我們已經(jīng)盡可能地在制定計劃的時候窮盡所有變化的可能，但隨著項目的推進(jìn)、時間的延續(xù)，項目中還是會出現(xiàn)很多不可控的因素，最后導(dǎo)致項目變化。因此，項目管理系統(tǒng)必須有一套嚴(yán)密的項目計劃變更管理流程，這是項目管理實施成功的關(guān)鍵所在。

多米諾效應(yīng)

在一個相互聯(lián)系的系統(tǒng)中，一個很小的初始能量就可能產(chǎn)生一系列的連鎖反應(yīng)，人們把這種現(xiàn)象稱為 “多米諾效應(yīng)”。

項目計劃變更也一樣，一個任務(wù)的延期會造成大量相關(guān)聯(lián)任務(wù)的延期，最終影響項目的關(guān)鍵節(jié)點交付

關(guān)鍵

計劃變更是從一個任務(wù)延期開始的，控制好每一個任務(wù)的延期是關(guān)鍵！

?Gungho項目全生命周期管理平臺的對策

簡單計劃變更流程

考慮到目有些實施項目管理的企業(yè)不一定有嚴(yán)格的計劃變更流程，因此我們首先提供了一種簡單的項目計劃變更處理流程。

復(fù)雜計劃變更流程

復(fù)雜計劃變更流程是一個比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠媱澴兏^程，首先計劃的變更肯定是由某一個任務(wù)或多個任務(wù)的延期造成計劃無法滿足預(yù)期，需要變更。因此，首先任務(wù)的執(zhí)行人提出任務(wù)延期申請，并說明原因、指出造成延期的責(zé)任部門，要求延期多少天。這些申請首先會到執(zhí)行人所在的部門，得到部門負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，然后這些申請才會到項目經(jīng)理。由項目經(jīng)理發(fā)起多部門的延期任務(wù)申請確認(rèn)，通過后由項目經(jīng)理根據(jù)任務(wù)延期申請單里的信息改進(jìn)項目計劃，然后走審核流程通過后項目計劃變更完成